راه اندازی اتاق بایگانی

راه اندازی اتاق بایگانی (Archive setup room): مطابق با استاندارد در هر سازمان اهمیت زیادی دارد . اسناد و مدارک گاهی معادل اعتبار یک سازمان خواهد بود. بنابر این پیشنهاد می کنیم در اسرع وقت برای  استاندارد سازی اتاق بایگانی سازمان خود اقدام فرمایید.

اتاق بایگانی چیست ؟

اتاق بایگانی یا همان اتاق آرشیو محلی است که به منظور حفاظت از اسناد و مدارک و  نگهداری اطلاعات در هر سازمان ایجاد می شود . شرکت نوآران کیان ارتباط پایدار با کوله باری از تجربه و  کارشناسان مجرب به صورت تخصصی آماده مشاوره در خصوص  راه اندازی اتاق بایگانی و بهسازی اتاق های موجود  سازمان شما آمادگی کامل دارد. 09900190083 اکنون برای مشاوره رایگان تماس بگیرید.

ابعاد اتاق بایگانی:

ابعاد اتاق بایگانی ارتباط مستقیم با حجم  و میزان اسناد و مدارک شما دارد. از قدیم گفتند:

هرکه بامش بیش ، برفش بیشتر..

بنابر این برای اتاق بایگانی نمی توان ابعاد کلی بیان کرد و به عنوان اندازه استاندارد آن محل مشخص نمود ؛ چرا که ابعاد آن با توجه به نیاز شما تعیین می شود . ابعاد را با چشم انداز ده ساله در نظر بگیرید تا در آینده با کمبود فضا مواجه نشوید . البته آنقدر بزرگ نباشد که هزینه های اضافی و سرسام آور را به دنبال داشته باشد. این اتاق باید در طبقه همکف یا اول در نظر گرفته شود. ارتفاع اتاق باید بین ۲ متر الی ۲٫۳۰ متر باشد. با توجه به میزان اسناد و مدارک و نوع آنها کف اتاق باید توان تحمل حداقل 1000 کیلو کرم را داشته باشد. سیستم کف اتاق باید مطابق با استاندارد ها در نظر گرفته شود. استفاده از کف کاذب برای اتاق بایگانی علاوه بر اینکه فضایی مناسب برای عبور تاسیسات در زیر پنل ها ایجاد می کند دارای مزایای زیر نیز می باشد: کف کاذب سراوینل محصولی است آنتی استاتیک و مناسب جهت عایق سازی. ضد رطوبت و قابل شستشو با مواد شوینده اسیدی. قدرت تحمل فشار های سنگین نقطه ای و گسترده. قابلیت تنظیم ارتفاع پایه ها با توجه به نیاز محیط. اگر در این خصوص نیاز به مشاوره دارید هم اکنون با ما تماس بگیرید.

استاندارد اتاق بایگانی:

روشنایی اتاق بایگانی: برای روشنایی محل باید از لامپ های کم مصرف با نور سفید، وجود تایمر برای لامپ ها، استفاده از رنگ روشن به دلیل انعکاس نور، بکار بردن پرده یا کرکره یا فیلتر های فرا بنفش.

سیستم اعلام و اطفا حریق

کنترل میزان رطوبت

حرارت اتاق بایگانی

بهترین مکان برای اتاق آرشیو کجاست ؟

انتخاب اصولی محل احداث اتاق بایگانی یا همان اتاق آرشیو می تواند کارایی و امنیت آن را چند برابر افزایش دهد. محل قرار گیری اتاق بایگانی از اهمیت زیادی برخوردار است ؛ بعنوان مثال اتاق بایگانی، نباید در محدوده ای که میزان تردد بسیار است اجرا شود. مرکز بایگانی و آرشیو نباید در مجاورت سرویس های بهداشتی و یا آبدارخانه ،قرار بگیرد. مکان نگهداری اسناد نباید با واحد های استفاده کننده از مدارک زیاد فاصله داشته باشد.

مشاوره رایگان راه اندازی اتاق بایگانی

جهت کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره رایگان در این خصوص می توانید با همکاران ما در ارتباط باشید. در صورت همکاری با شرکت نوآوران کیان ارتباط پایدار کارشناسان مجرب ما با در نظر گرفتن موقعیت جغرافیایی – میزان تردد و سایر موارد ، بهترین مکان برای اتاق آرشیو را پیشنهاد می دهند. چنانچه  اتاق آرشیو، از قبل طراحی و ساخته شده باشد به شما در بهتر شدن  آن کمک خواهیم کرد .

چه تجهیزاتی در اتاق بایگانی نصب می شود ؟

برای دستیابی به سطح استاندارد  اتاق آرشیو از مصالح و تجهیزات خاصی استفاده می شود. هریک از این مصالح و تجهیزات خاصیتی را به محل نگهداری اسناد و مدارک اضافه خواهد کرد و خطر های احتمالی را نیز کاهش خواهد داد.

برخی از مصالح و تجهیزات ضروری اتاق بایگانی

1. بکارگیری کف کاذب برای اتاق آرشیو ؛ به دلیل داشتن ویژگیهای منحصر به فرد مانند داشتن فضای زیر آن برای تعبیه تجهیزات و اهمیت داشتن ، از لحاظ ظاهری.

2. استفاده از سقف کاذب ضد حریق به دلیل مقاومت داشتن در برابر حریق و جلوگیری از نفوذ رطوبت ، قابلیت جابه جایی تایل های آن برای دسترسی به تجهیزات در پشت آن و ..

3.درب ضد حریق به منظور پیشروی  آتش در صورت بروز حریق و جلوگیری از ورود رطوبت به اتاق بایگانی

4. دستگاه اکسس کنترل تردد به منظور کنترل کردن ورود و خروج افراد و افزایش ایمنی محل

چرا سیستم اعلام و اطفا حریق برای اتاق آرشیو ضروری است ؟

حجم انبوهی از اوراق در اتاق بایگانی منتظر جرقه ای کوچک ، برای حریقی بزرگ هستند ؛ به همین دلیل نصب و راه اندازی سیستم اعلام و اطفا حریق مطابق با استاندارد های بین المللی ضروری است ؛ چرا که شناسایی آتش قبل از وقوع حریق ، موجب جلوگیری از بروز خسارت های آن می شود .

دما و رطوبت اتاق بایگانی

دما و رطوبت از موارد مهم و قابل توجه در اتاق بایگانی است . کنترل نکردن دما ، منجر به وارد شدن خسارت به قطعات الکترونیکی می شود ؛ و اسناد و مدارک را از بین خواهد برد . برای کنترل دما و رطوبت می توان دستگاه کنترل دما و رطوبت ، نصب و راه اندازی کرد . دمای اتاق بایگانی با توجه به نوع اسناد موجود در اتاق بایگانی متفاوت است و همچنین رطوبت این محل باید به گونه ای باشد فضای این اتاق باید کاملاً خشک و خنک باشد. با افزایش و کاهش ناگهانی دمادر  اتاق بایگانی آسیب های جدی به اسناد و تجهیزات وارد می شود. این نوسانات سرعت از بین رفتن اسناد را افزایش می دهد. دمای مناسب برای اتاق هایی که  اسناد بایگانی آنها  از جنس CD یا DVD و … باشد ۱۲ درجه سانتیگراد است. اما برای اتاق هایی که اسناد آن کاغذی است دمای مناسب  ۱۸ تا ۲۰ درجه سانتیگراد می باشد. یکی از آفت های دیگر اسناد کپک است که به سرعت سراغ مدارک می آید. وقتی رطوبت اتاق بالا رود کپک ایجاد شده که با تهویه مناسب میتوان از به وجود آمدن آن پیشگیری نمود. با استفاده از تجهیزات سنجش رطوبت باید کنترل کرد. میزان رطوبت مناسب برای کاغذ حدود ۵۵ درصد است، درصورتی که کمتر یا بیشتر باشد باید سریع رطوبت را کنترل نمود. شما می توانید جهت کسب اطلاعات بیشتر ما تماس بگیرید وکامل ترین مشاوره ها را رایگان دریافت کنید.با لبخند پاسخگوی شما هستیم.